Las reuniones de trabajo efectivas permiten a las empresas aumentar la productividad de sus colaboradores. Aprender a manejar el tiempo sin dejar temas por fuera es importante, sobre todo en esta época donde la vida parece ir a mil por hora.
Por eso hoy queremos compartir contigo todo lo que se debe tener presente para aumentar la efectividad laboral al reducir el tiempo en las reuniones.
Reuniones de trabajo efectivas: ¿cómo evaluarlas?
Deliberar asuntos para tomar decisiones debe ser un proceso productivo y para nada exhaustivo. Es importante evitar esa sensación de la típica reunión eterna en la que los miembros del equipo no logran conectar con el interlocutor.
Cuando las reuniones no son organizadas y dirigidas de forma adecuada, puede dejar a los participantes agotados emocionalmente. Incluso, un artículo de MIT Sloan Management Review, menciona el ‘Síndrome de recuperación de reuniones’, así como lo lees. Y habla del tiempo que pierden los miembros del equipo tratando de recuperarse mentalmente después de una mala reunión.
Es por eso que debes optimizar los tiempos y convertir estos encuentros en espacios útiles y constructivos, para que los asistentes salgan motivados, con la sensación de haber logrado avances y sean así, más productivos.
Pasos para tener reuniones de trabajo efectivas
Ahora sí, veamos lo que se debe tener en cuenta al momento de hacer una reunión de negocios efectiva:
1. Planificación
Crea una estructura de lo que se hablará durante la reunión. Los puntos que quedaron pendientes de encuentros pasados, aquellos asuntos nuevos deben tratar, compromisos y conclusiones.
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2. Ubicación
Las reuniones cara a cara pueden llegar a ser más efectivas que los encuentros virtuales, esto porque tendrás la certeza de que los participantes están enfocados en el desarrollo de la agenda y será más fácil ceder la palabra entre los convocados. Algo que virtualmente puede complicarse.
Hacemos énfasis en lo importante que es contar con espacios adecuados, sin ruidos externos, cómodos y con las herramientas necesarias como proyectores, televisores, tableros, etc. En Tinkko contamos con salas diseñadas especialmente para tus reuniones de trabajo. ¡Conócelas!
3. Definir objetivos
¿Para qué es la reunión? ¿Qué buscas lograr al reunir a tu equipo? Si están trabajando sobre un proyecto, no se desvíen, en su lugar enfóquense en ese asunto para terminar a tiempo.
4. Maneja bien el tiempo
Si debes dar la palabra a miembros de otras áreas, procura que todos conozcan el tiempo que tienen disponible para hablar. De esta forma cada participante tendrá que organizar con tiempo sus ideas para no extenderse.
Define tiempos de inicio y finalización y ajústate a ellos.
5. Fomenta la participación
Crea espacios donde la opinión de todos cuente, así no habrá participantes dispersos y podrán aportar de manera efectiva a la reunión y desarrollo de la misma.
6. Crea un acta
Durante el desarrollo de la reunión, asegúrate de llevar un registro escrito de los puntos claves. De esta manera, al finalizar el encuentro podrás resumir lo que sucedió y enviar a los miembros una copia del acta.
En nuestra guía de reuniones de trabajo efectivas encontrarás una plantilla para tus actas.
Beneficios de una reunión de negocios efectiva
Los beneficios de reuniones bien estructuradas son múltiples, sin embargo veamos los más importantes:
La comunicación es efectiva
No hay forma de desviarse, hablar de más o divagar en temas que no van acorde con la reunión.
Efectividad laboral
Los participantes estarán motivados constantemente y serán más productivos. Saldrán con ideas frescas para implementar con sus equipos y poner en marcha el plan de acción.
Ideas centradas y realizables
Cuando varias personas tienen la posibilidad de participar en el proceso de creación de planes de acción, los objetivos serán realistas y alcanzables. Las propuestas no serán pensadas desde un área, sino que involucrará a toda la compañía de forma equitativa y estratégica.
Fomenta el trabajo en equipo
Los participantes de la reunión podrán olvidarse de la asignación de tareas impuestas y podrán aportar desde sus conocimientos y capacidades. La sinergia en cada área permitirá que fluya el plan de acción.
Etapas de las reuniones de trabajo efectivas
Como te mencionamos inicialmente, debe existir una planeación, por eso te compartimos las etapas de una reunión de negocios efectiva:
Etapa 1: preparación para la reunión
- Define el propósito de la reunión, el objetivo real.
- Crea una agenda que incluya: resumen de la reunión anterior, corta descripción del objetivo, lista de puntos a tratar, participantes, hora y lugar. ¡Descargala con nuestra guía!
- De forma consciente escoge a los participantes, ¿quiénes realmente deben estar presentes en la reunión? Consejo: procura que no haya más de 10 convocados pues entre más asistentes, más difícil será tomar decisiones.
Etapa 2: la reunión
- Respeta la hora asignada para el inicio de la reunión y procura terminarla antes del tiempo establecido o en a la hora en punto.
- Permite a los convocados participar y dar su opinión frente al tema, fomenta las lluvias de ideas para la resolución de problemas.
- Abre un espacio para que los participantes hagan preguntas
- Cierra con un plan de acción, tareas a realizar.
- Comparte con los asistentes el acta de la reunión para que haya claridad en las listas de objetivos por cumplir.
Etapa 3: ¿qué debe hacerse después?
- Haz un seguimiento según las actividades que se hayan determinado para cada área. Ten presente el tiempo que se le asignó a cada participante para el cumplimiento de metas.
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